Réseau Autonomie Crest
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Un cadre de base pour des réunions agréables, fluides et constructives

Quelques principes et rôles utiles

mardi 6 mars 2018, par David M.

Pour l’animation de réunions, il est très utile de poser un cadre de sécurité pour passer un moment agréable et garantir des échange fluides et constructifs.
Ca aide à évider la cacophonie, la fatigue, la main mise des plus bavards, etc.

Par exemple, voici certains principes de fonctionnement pour le travail de groupe, qu’on peut se réapproprier. Les reformulations et ajustements sont bienvenues :

  • Chacun.e doit être vigilant.e aux inégalités de prise de parole liée aux inégalités dans la capacité d’expression écrite ou orale.
  • Chacun est garant du processus et soutient le facilitateur dont le rôle est d’accompagner le groupe dans la poursuite d’un objectif commun, au service du projet collectif.
  • La divergence des points de vue est une richesse, personne n’a tort, chacun apporte un éclairage différent d’une même réalité.
  • Apporter un point de vue divergent est un cadeau fait au groupe, une mise en alerte sur des éléments que les autres n’ont pas vu. Au plus tôt ce partage est apporté dans la réflexion, au mieux il peut être intégré dans l’avancée du travail collectif.
  • Quand on exprime sont point de vue, on cherche à se faire comprendre et non à convaincre. Parler lentement avec concision, en invitant l’autre à reformuler aide à se faire comprendre.
  • Hausser le ton de la voix ou répéter plusieurs fois la même idée sur un mode vindicatif est un tentative de prise de pouvoir que le groupe doit canaliser collectivement.
  • La bienveillance et le non-jugement permettent d’exprimer ses désaccords de façon constructive.
  • Chacun est responsable de ses émotions et de sa capacité à s’exprimer avec calme.
  • L’écoute et le respect de la prise de parole sont garantes du processus.
  • Accepter d’écouter un point de vue différent ne signifie pas renier son propre point de vue.
  • Les personnes présentes sont les bonnes personnes au bon endroit et au bon moment.
  • Chacun est invité à observer sa propre place et façon d’être en fonction les rapports de domination inconscients qui se jouent au sein de tous les groupes : âge, sexe, niveau d’étude, expérience professionnelle, niveau de richesse, position sociale, origine géographique, couleur de peau, corpulence, charisme, etc.

Nous sommes tous en apprentissage de cette façon de travailler et il est normal d’avoir besoin de rappeler explicitement les fondamentaux en début de réunion, surtout lorsque nous souhaitons intégrer de nouvelles personnes.

Par ailleurs, pour éviter les prises de pouvoir liées à la facilitation, et pour que chacun.e s’approprie la méthode et grandisse dans sa capacité d’animation, il faudrait une facilitation répartie et tournante :

nous pouvons désigner (suivant les besoins) :

- un.e gardien.ne de l’espace de travail qui peut se charger de réserver une salle, d’inscrire cette réunion dans l’agenda commun, puis une semaine avant d’envoyer un mail d’invitation aux listes concernées

- un gardien du temps qui organisera l’ordre du jour dans le temps imparti et s’assurera que l’on termine à l’heure, en prenant en compte les contraintes de départ des uns et des autres.

- un gardien de l’objectif, qui aura pour mission de rappeler en cours de route l’objet de la réunion, la définition de points d’étapes, et aidera à atteindre les objectifs fixés.

- Le gardien de la parole : qui veillera à une juste répartition de la parole, à ce qu’on ne se coupe pas la parole, que personne ne mobilise la parole, etc.

- un gardien des émotions, qui propose en début de réunion un temps de centrage (méditation ou minute de silence) et qui tire la sonnette d’alarme quand des tensions apparaissent, en proposant des façon de les désamorcer (jeu détente, recentrage, etc), qui s’enquiert de savoir si tout va bien auprès d’une personne qui quitte subitement la réunion.

- un gardien de l’intégration ; qui est en vigilance par rapport aux nouveaux arrivants, leur propose de se présenter, de poser les questions permettant de comprendre ce qui se fait, d’adopter en premier lieu une posture d’observateur.

- un scribe, qui notera les éléments importants, demandera reformulation et définition des éléments de langage non clairs, enverra le compte-rendu de réunion et mettra la document dans les emplacements prévus à cet effet.

- le référent  : fait le lien entre les membres de la commission (ou du Groupe), leur envoie un email ou un texto de rappel, donne aux nouveaux la procédure et les info techniques.

Voir aussi, en complément :

P.-S.

Merci à Charlotte qui a écrit la première version de ce document pour un autre collectif

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